Regulamin najmu oraz korzystania z sali bankietowej gospodarstwa agroturystycznego „Grabowy Dwór” z przeznaczeniem na imprezę okolicznościową.

§ 1.

1. Niniejszy Regulamin Sali Bankietowej ma zastosowanie do obiektu – Sali bankietowej Gospodarstwa Agroturystycznego „Grabowy Dwór”, zwanej dalej Salą.

2. Regulamin określa warunki udostępnienia.

3. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

a. Sala – obiekt położony w Górnych Wymiarach – Sala Bankietowa „Grabowy Dwór”.

b. Wynajmujący – PHU Dorbud Dorota Grabarek

c. Najemca – Zamawiający – osoba fizyczna lub prawna, która wynajmuje salę wraz ze znajdującym się w niej wyposażeniem oraz usługą gastronomiczną świadczoną przez podmiot trzeci a także pozostałymi usługami w ramach wydarzenia okolicznościowego.

§ 2.

1. Wynajmujący zobowiązał się do prowadzenia bieżącego harmonogramu wynajmu zasobów Gospodarstwa Agroturystycznego „Grabowy Dwór” i udzielania zainteresowanym informacji o wolnych terminach wynajmu. Aktualny harmonogram znajduje się na stronie www.grabowydwor.pl
2. Wynajmujący przygotowuje umowę wynajmu oraz organizuje usługi podmiotów trzecich na terenie Sali.   

§ 3

1. W celu wynajmu Sali – Najemca zobowiązany jest dokonać rejestracji wstępnej na stronie internetowej www.grabowydwor.pl
2. W ramach procedury wynajmujący skontaktuje się telefonicznie na podany przez najemcę numer, w celu omówienia szczegółów postępowania.
3. Po omówieniu szczegółów z najemcą, wynajmujący przygotuje umowę najmu, obejmującą charakter użycia sali przed planowanym jej wynajmem.
4. W umowie zawiera się termin wynajmu, cel wynajmu, wstępną deklarację ilości uczestników wydarzenia, oraz szacunkowy koszt, który ulega zmianie, w zależności od liczby uczestników.
5. Wynajmujący nie przyjmuje na siebie obowiązku promowania wydarzenia najemcy.
6. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na wydarzeniu najemcy oraz za jakość i poziom samego wydarzenia poza zawartymi w umowie.
7. Wynajmujący może odmówić najemcy możliwości wynajmu, jeżeli stwierdzi, że charakter wydarzenia narusza dobre imię wynajmującego, w tym, co do zasad etycznych, lub niesie w sobie treści niezgodne z przepisami prawa.

§ 4.

1. Wynajem sali na uroczystości zostanie dokonany w porozumieniu, co do formy wraz z oferowanym wyposażeniem oraz wybranymi wariantami obsługi i oferty gastronomicznej.

2. Wynajmujący nie prowadzi wynajmu Sali Bankietowej dla liczby mniejszej niż 30 osób

3. Wyjątkiem od sytuacji wymienionej w § 4 pkt. 2 jest uroczystość Stypy, tutaj liczba uczestników nie ma znaczenia.

4. Najemca ponosi odpowiedzialność materialną za wszelkie zniszczenia na terenie gospodarstwa agroturystycznego, podczas jego wynajmu i w zakresie wynajmu, w wysokości zgodnej z ceną zakupu danego przedmiotu lub usługą wykonania- odtworzenia przez wskazane przez wynajmującego branżowe podmioty. Nie przewiduje się możliwości napraw i zakupów we własnym zakresie przez Najemcę- ten może otrzymać wyłącznie uszkodzony przedmiot lub wgląd do kosztorysu naprawy.

5. Z tytułu wynajmu sali pobrany zostanie zastaw zwrotny, w wysokości określającej procentowy udział osób w danym wydarzeniu, jednak nie więcej niż 20% kwoty wynajmu. Zastaw ten zostanie najemcy zwrócony niezwłocznie, po bezusterkowym protokolarnym oddaniu wynajmującemu przedmiotu wynajmu. Dysponujemy możliwością preautoryzacji karty kredytowej, jako formę bezgotówkowego obrotu, nie obciążającego najemcy. Jest to forma operacji polegającą na czasowej blokadzie środków na karcie kredytowej. Będzie ona pełnić rolę kaucji lub posłuży do płatności w późniejszym terminie za ewentualne szkody na mieniu wynajmującego. Zwolnienie preautoryzacji następuje natychmiast po bezusterkowym odbiorze przedmiotu wynajmu.

6. Wynajmujący może udostępnić zaplecze kuchenne podmiotowi innemu niż te, z którymi ma podpisaną umowę pod pewnymi warunkami.

a. Najemca pomieszczeń kuchennych przedstawi wynajmującemu dokumenty zezwalające mu na dokonywanie czynności związanych z przygotowaniem posiłków czyli dokumentację GMP/GHP i HACCP. W skład systemu HACCP wchodzą GHP i GMP oraz księga HACCP.

b. Najemca wniesie tytułem zabezpieczenia zastaw zwrotny, w wysokości 20% kwoty wynajmu Sali Bankietowej – w odniesieniu do pomieszczeń zaplecza kuchennego.

c. § 4 pkt. 4 b, jest obciążony kwotą wadium, niezależnie od § 4 pkt 3.

7. Nie pobiera się dodatkowych opłat za zużycie mediów podczas organizacji wydarzenia, poza ustalonymi normatywami w umowie. Za wszelkie ponadnormatywne zużycia odpowiada najemca, według taryfikatora usług w regionie Powiatu Chełmińskiego. Dotyczy to zużycia wody, zużycia energii elektrycznej oraz utylizacji i segregacji śmieci.    

8. Dokonanie wpłaty za wynajem jest jednocześnie potwierdzeniem akceptacji niniejszego regulaminu.

9. Wynajmujący kategorycznie nie wyraża zgody na podnajem przedmiotu najmu osobom trzecim, powyższe skutkuje natychmiastowym unieważnieniem umowy.

§ 5.

1. Najemca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów sanitarnych, BHP i przeciwpożarowych na terenie Gospodarstwa Agroturystycznego „Grabowy Dwór”.

2. Najemca zobowiązany jest zachować ład i porządek w wynajmowanej przestrzeni, jak również dołożyć wszelkiej staranności, aby inni uczestnicy zachowywali się w sposób odpowiedni i nieodbiegający od ogólnie przyjętych norm.

3. Na Sali oraz w pokojach gościnnych obowiązuje zakaz palenia. Palenie dozwolone jest jedynie w miejscach do tego wyznaczonych. W przypadku nie dostosowania się do zakazu, stwierdzenia obecności tytoniu oraz zapachów tytoniowych we wnętrzach, wynajmujący pobierze od najemcy opłatę w wysokości 500 zł. Opłata powyższa będzie stanowić koszt dezynfekcji budynku.

2. Wszelkie dodatkowe atrakcje, dekoracje czy usługi muszą być konsultowane z Wynajmującym oraz wymagają bezwzględnej zgody Wynajmującego.

3. Wszystkie produkty żywnościowe pozostałe po zakończeniu imprezy, Zamawiający zabiera na własny koszt i ryzyko.

4. Wszystkie atrakcje i ekspozycje dodatkowe typu foto budka, urządzenia animacyjne dla dzieci itp., mogą być dozwolone w miejscach i na zasadach wyznaczonych przez Wykonawcę.

5. Nie wyraża się zgody na pokazy z użyciem otwartego ognia, otwarty grill, ognisko, puszczanie lampionów, pokazy sztucznych ogni. Powyższe mogą być organizowane w porozumieniu z Wynajmującym oraz odpowiednimi służbami. Pozostałe kwestie regulują przepisy prawa.  

6. W przypadku pokoi gościnnych doba hotelowa rozpoczyna się od godziny 16.00 a kończy o godzinie 12.00 dnia następnego. Istnieje możliwość przedłużenia godzin w miarę dostępności.

7. Czas wynajmu budynku określa umowa sporządzona pomiędzy stronami. Przy czym czas przebywania osób na terenie sali bankietowej nie może przekroczyć godziny 4.00. Czas wejścia na teren sali jest również ustalany umową z najemcą, przy czym nie może on być wcześniejszy niż godzina 11.00.

8. Parking jest dostępny bezpłatnie tylko dla korzystających z wynajmu podczas trwania umowy i powinien zostać opuszczony wraz z zakończeniem pobytu oraz uroczystości. Nie wyraża się zgody na pozostawianie samochodów po zakończeniu wynajmu przez Najemcę.

9. Dzieci znajdujące się na terenie Sali powinny zostawać pod opieką rodziców bądź osób przez nich upoważnionych.

10. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia bądź utratę mienia Najemcy bądź zaproszonych gości.

§6

Z treścią Regulaminu można się zapoznać bezpośrednio w Sali lub na stronie internetowej: www.grabowydwor.pl  

Tekst Regulaminu na życzenie Najemcy zostanie przekazany bezpośrednio w formie drukowanej.

Zapisy RODO

 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest prowadzący gospodarstwo rolne „Grabowy Dwór” w miejscowości Górne Wymiary 86-200 Chełmno

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można się skontaktować za pośrednictwem adresu e-mail: grabowydwor@gmail.com  lub listownie, na adres siedziby administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w przypadku udzielenia zgody, dla celów określonych każdorazowo w treści zgody,

b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy pomiędzy Panią/Panem a Wynajmującym Salę dotyczącej najmu Sali

c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, w szczególności prowadzenia bieżącej komunikacji, zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

4. Okres przetwarzania Pani/Pana danych osobowych będzie uzależniony od podstawy prawnej ich przetwarzania, dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami prawa, trwania porozumienia lub okres przedawnienia roszczeń. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody.

5. Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do innych celów, jak jedynie realizacja umowy.

 6. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do zawarcia umowy najmu Sali i świadczenia usług organizacji przyjęcia.

7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

8. Nie będzie Pani/Pan podlegała/ł decyzjom podejmowanym w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych.

9. Przysługują Pani/Panu prawa: do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz do przenoszenia danych.

10. Jeśli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych jest niezgodne z prawem, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. § 9.

a. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do umów zawieranych na wynajem Sali.  

b. Regulamin wchodzi w życie z dniem 6 kwietnia 2024 r.